Elke stem telt

Om de algemene vergadering bij te wonen of zich te laten vertegenwoordigen en zijn stemrecht uit te oefenen, moet elke aandeelhouder aan de twee onderstaande voorwaarden voldoen:

1. Registratie
Aandeelhouders moeten als aandeelhouders geregistreerd zijn op 22 november 2021 om middernacht (Belgische tijd) (Registratiedatum), hetzij door inschrijving in het register van aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of een clearinginstelling.

2. Bevestiging van aanwezigheid
Aandeelhouders moeten vóór of uiterlijk op 30 november 2021 hun voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering kenbaar maken:

• elektronisch op het Lumi-platform via www.lumiagm.com in geval van gedematerialiseerde aandelen, al dan niet door tussenkomst van een financiële tussenpersoon handelend in opdracht van de aandeelhouder);
• per e-mail aan de Vennootschap, op companysecretary@recticel.com via het registratieformulier dat beschikbaar is op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap
Download de kennisgeving van deelname

• per post gericht aan Recticel SA/NV, Bourgetlaan 42, 1130 Brussel (Haren), België, ter attentie van de Secretaris van de Vennootschap, via het registratieformulier dat beschikbaar is op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap.

Houders van gedematerialiseerde aandelen die zich niet via het Lumi-platform hebben ingeschreven, moeten bij de kennisgeving een attest voegen, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de clearinginstelling, waaruit het aantal gedematerialiseerde aandelen blijkt dat op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen staat op de Registratiedatum, waarmee deze aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering.

De houders van inschrijvingsrechten, die de algemene vergadering overeenkomstig artikel 7:135 WVV mogen bijwonen met raadgevende stem, worden verzocht de hierboven vermelde formaliteiten van inschrijving en voorafgaande kennisgeving te vervullen.

Alleen diegenen die op de Registratiedatum als aandeelhouders zijn geregistreerd, hebben het recht om de algemene vergadering bij te wonen en te stemmen.

De aandeelhouder die aan de toelatingsvoorwaarden heeft voldaan, kan als volgt deelnemen aan de algemene vergadering: (i) in persoon, (ii) online, (iii) bij volmacht (schriftelijk of elektronisch) of (iv) per brief. Aandeelhouders kunnen hun voornemen hierover kenbaar maken op het Lumi-platform.

(i) In persoon

Elke aandeelhouder heeft het recht om in persoon aan de algemene vergadering deel te nemen. Om een efficiënt registratieproces mogelijk te maken, worden de aandeelhouders of hun volmachthouders die de algemene vergadering in persoon bijwonen verzocht zich uiterlijk tegen 9h30 CET (een half uur voor aanvang van de algemene vergadering) aan te melden. De natuurlijke personen die de algemene vergadering bijwonen in hun hoedanigheid van aandeelhouder, volmachthouder of vertegenwoordiger van een rechtspersoon, kunnen gevraagd worden om bewijs van hun identiteit te verschaffen. Bovendien moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen de documenten overleggen die hun status van wettelijk vertegenwoordiger of volmachthouder bepalen.
Locatie van de vergadering


(ii) Online stemmen

Aandeelhouders die digitaal willen deelnemen, krijgen de mogelijkheid om elektronisch te stemmen tijdens de algemene vergadering. Meer informatie hierover is te vinden op het Lumi platform, via www.lumiagm.com. Er worden geen kosten aangerekend bij Elektronisch stemmen. Hoe elektronisch stemmen


(iii) Volmacht

Elke aandeelhouder kan zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een volmachthouder. De aandeelhouder die zich bij volmacht wil laten vertegenwoordigen, moet uiterlijk op 30 november 2021 een schriftelijke of elektronische volmacht bezorgen, zoals hieronder uiteengezet:
o de elektronische volmacht is via het Lumi-platform www.lumiagm.combeschikbaar voor de aandeelhouders die zich elektronisch hebben geregistreerd. Daar kan de aandeelhouder via een elektronisch formulier een volmacht met steminstructies indienen.
o de schriftelijke volmacht:
   • het model van volmacht dat door de raad van bestuur ter beschikking werd gesteld (i) op de zetel van de Vennootschap en (ii) op de website van de Vennootschap moet worden gebruikt;
   • de gedateerde en ondertekende volmacht moet de Vennootschap bereiken (i) per e-mail naar companysecretary@recticel.com, of (ii) per post naar Recticel SA/NV, Bourgetlaan 42, 1130 Brussel (Haren), België, ter attentie van de Secretaris van de Vennootschap.
Download volmacht

De aanstelling van een volmachthouder moet gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke regels van het Belgisch recht, met inbegrip van de regels inzake belangenconflicten. Daarnaast moeten de aandeelhouders voldoen aan de toelatingsvoorwaarden zoals hierboven beschreven.

(iv) Voorafgaand stemmen

Elke aandeelhouder heeft voorts het recht om vooraf per brief of elektronisch zijn stem uit te brengen, zoals hieronder uiteengezet:
o de voorafgaande elektronische stem moet uiterlijk op 5 december 2021 worden uitgebracht op het Lumi-platform, via www.lumiagm.com.
o Voor de stemming per brief moet gebruik worden gemaakt van het formulier dat ter beschikking wordt gesteld door de raad van bestuur (i) op de zetel van de Vennootschap en (ii) op de website van de Vennootschap (www.recticel.com). Het formulier voor het stemmen per brief moet geldig ondertekend zijn. Het formulier moet de Vennootschap uiterlijk op 30 november 2021 per post bereiken op Recticel SA/NV, Bourgetlaan 42, 1130 Brussel (Haren), België, ter attentie van de Secretaris van de Vennootschap, of per e-mail aan companysecretary@recticel.com.
Download het stemformulier

Daarnaast moeten de aandeelhouders voldoen aan de toelatingsvoorwaarden zoals hierboven beschreven.

Overeenkomstig artikel 30 van de statuten van de Vennootschap kunnen één of meer aandeelhouders, die samen ten minste 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, bijkomende punten op de agenda van de algemene vergadering plaatsen en voorstellen van besluit indienen met betrekking tot de punten op de agenda of de daarop te plaatsen punten. De Vennootschap moet dergelijke verzoeken, samen met het bewijs van de vereiste deelname, uiterlijk op 14 november 2021 ontvangen. In het onderhavige geval wordt ten laatste op 21 november 2021 een aanvullende agenda gepubliceerd.

- Wil u bijkomende punten op de agenda plaatsen, of voorstellen van besluit indienen?
Stuur

Overeenkomstig artikel 33 van de statuten van de Vennootschap kunnen aandeelhouders die aan de hierboven vermelde toegangsvoorwaarden hebben voldaan, schriftelijke vragen stellen aan de bestuurders met betrekking tot punten op de agenda. De aandeelhouders krijgen de mogelijkheid om vooraf schriftelijke vragen te stellen. Deze vragen moeten worden ingevoerd in de applicatie die hiervoor beschikbaar is op het Lumi-platform, via www.lumiagm.com, of moeten uiterlijk op 30 november 2021 companysecretary@recticel.com bereiken.

- Bezorg ons uw vraag/vragen:
Stuur

Om de algemene vergadering in persoon bij te wonen of zich er te laten vertegenwoordigen, moeten houders van aandelen, converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten, evenals volmachthouders, hun identiteitsbewijs (identiteitskaart of paspoort) overleggen, en moeten vertegenwoordigers van rechtspersonen bovendien het bewijs leveren van hun vertegenwoordigingsbevoegdheden (relevante vennootschapsdocumenten). De Vennootschap moet dit bewijs uiterlijk op de dag van de algemene vergadering ontvangen.

Alle documenten met betrekking tot de algemene vergadering, met inbegrip van een informatiedocument over de voorgenomen verkoop van de Engineered Foams divisie, worden ter beschikking gesteld op de website van de Vennootschap en zijn ook verkrijgbaar op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap.

Ga naar de BAV documenten

De kennisgeving en alle andere mededelingen of correspondentie aan de Vennootschap moeten als volgt ter attentie van de heer Dirk Verbruggen, General Counsel & General Secretary worden gericht:

- per post: Recticel SA/NV, Bourgetlaan 42, 1130 Brussel (Haren)
- per e-mail: companysecretary@recticel.com
- per fax: +32 (0)2 775 19 92
- door electronisch te stemmen, via: https://www.lumiagm.com

U moet nu uw account bijwerken.

• Na het invullen van uw telefoonnummer en nationaal identificatienummer, dient u de tussenpersoon te selecteren via dewelke u de Recticel aandelen heeft aangekocht. Een dropdown menu vult automatisch het BIC/LEI nummer in. Indien uw tussenpersoon niet in de lijst voorkomt, kiest u ANDERE en vult u de gegevens manueel in.
• Vul nu uw effectenrekeningnummer in (alleen cijfers invullen).
• Vermeld het totale aantal aandelen Recticel dat u bezit op uw eerder opgegeven effectenrekeningnummer.
• Indien u dat wenst, kunt u aanvullende informatie toevoegen. Bijvoorbeeld dat u speciale hulp (rolstoel) nodig heeft om de algemene vergadering bij te wonen.
• U kunt ook een vraag stellen aan de voorzitter van de Bijzondere Algemene Vergadering van Recticel.

Alle velden moeten correct worden ingevuld.

U krijgt een bevestigingspagina te zien die u moet controleren voordat u onderaan op BEVESTIG drukt.

U wordt nu verzocht aan te geven hoe u wenst deel te nemen:

• Verzoek om deel te nemen (persoonlijk in de zaal, met stemming tijdens de BAV op 6 december 2021)
• Verzoek om virtueel de vergadering bij te wonen (met stemmen op afstand tijdens de virtuele BAV op 6 december 2021)
• Benoem voorzitter (U geeft volmacht aan de Voorzitter van Recticel, met steminstructies in uw naam)
• Nomineer een volmachtdrager (You nominate someone who may vote on your behalf, with or without voting instructions)
• Directe stem (Breng uw stem uit vóór de vergadering. U kan nog steeds deelnemen aan de virtuele BAV, maar aangezien u reeds uw stem heeft uitgebracht kan u niet meer stemmen tijdens de BAV)


Indien u kiest voor ‘Directe stem’, wordt u automatisch doorverwezen naar de stemkaart van de Recticel BAV.

Bovenaan de ‘Directe stem’kaart staat een vakje 'Stem volgens aanbeveling van het bestuur'. Als u dit selecteert, zullen uw stemmen voor de 2 resoluties automatisch discretionair op uw stemkaart worden uitgebracht, maar u kunt de individuele stemmen negeren door op de instructie van uw voorkeur te drukken.

BELANGRIJK: U moet bovenaan op OPSLAAN drukken om uw stemmen geldig te kunnen uitbrengen.

U zult een groene flits zien die bevestigt dat u uw stemmen met succes hebt ingediend.

Het stemproces is nu voltooid. U kunt nu uw browser sluiten. Als u geen stem uitbrengt op deze kaart of deze niet opslaat, wordt uw status teruggezet op "wenst niet deel te nemen". U kunt op elk moment opnieuw inloggen en uw status wijzigen door op annuleren te drukken en de gewenste optie voor deelname aan de vergadering opnieuw te selecteren.

Op 22 november 2021 middernacht eindigt de wettelijke registratiedatum. Om te kunnen stemmen moet u de aandelen op deze datum bezitten. U heeft echter tijd tot 30 november om u aan te melden op het Lumi platform voor deelname aan de BAV. Tot 5 december heeft u de tijd om uw stem vooraf electronisch door te geven.

Vanaf 23 november 2021 gaat Lumi bij uw tussenpersoon na of u de begunstigde bent van de door u opgegeven aandelen Recticel, op basis van de door u verstrekte registratiegegevens.

Na verificatie wordt u per e-mail op de hoogte gebracht dat uw registratie en uw rechtstreekse stemmen zijn goedgekeurd. In de mail ontvangt u een nieuwe login en wachtwoord om de (virtuele) Bijzondere Algemene Vergadering van Recticel bij te wonen op 6 december 2021 10:00 uur.

Indien u uw stemmen nog niet heeft uitgebracht vóór de vergadering, zal u dit kunnen doen tijdens de virtuele Recticel BAV. Indien u de Recticel BAV in persoon bijwoont in de zaal, ontvangt u na verificatie met uw identiteitskaart aan de registratiebalie een elektronische stemdoos.

Als u uw stemmen vóór de vergadering hebt uitgebracht, bent u ook welkom om deel te nemen aan de virtuele Recticel BAV.