Chaque vote compte

Pour assister à l'assemblée générale ou se faire représenter et exercer son droit de vote, tout actionnaire doit remplir les deux conditions énoncées ci-après :

1. Enregistrement
Les actionnaires doivent être enregistrés en qualité d'actionnaires le 22 novembre 2021 à minuit (heure belge) (Date d'Enregistrement), soit par inscription dans le registre des actions nominatives de la Société, soit par inscription dans les comptes d'un titulaire de compte agréé ou d'un organisme de compensation de titres.

2. Confirmation de présence
Les actionnaires doivent, avant ou au plus tard le 30 novembre 2021, notifier leur intention de participer à l'assemblée générale :

• par voie électronique sur la plateforme Lumi via le lien www.lumiagm.com ((en cas d'actions dématérialisées, que ce soit par l'intervention ou non d'un intermédiaire financier agissant sur instruction de l'actionnaire) ;
• par e-mail à la Société, à l'adresse companysecretary@recticel.com par le biais de l'avis d'enregistrement disponible au siège de la Société et sur le site Internet de la Société ; ou
Télécharger la notification de l'intention d'assister

• par courrier adressé à Recticel SA/NV, 42 Avenue du Bourget, 1130 Bruxelles (Haren), Belgique, à l'attention du Secrétaire de la Société, par le biais de l'avis d'enregistrement disponible au siège de la Société et sur le site Internet de la Société.

Les titulaires d'actions dématérialisées qui se sont pas enregistrés par le biais de la plateforme Lumi doivent joindre à la notification un certificat délivré par le titulaire de compte agréé ou l'organisme de compensation de titres, attestant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire sur ses comptes à la Date d’Enregistrement, avec lesquelles cet actionnaire a indiqué vouloir participer à l'assemblée générale.

Les titulaires de droits de souscription qui peuvent assister à l'assemblée générale avec voix consultative conformément à l'article 7:135 du CSA, sont priés de se conformer aux formalités d’enregistrement et de notification préalables visées ci-dessus.

Seuls ceux étant enregistrés en qualité d’actionnaires à la Date d’Enregistrement auront le droit d'assister et de voter à l'assemblée générale.

L'actionnaire qui a rempli les conditions d'admission peut participer à l'assemblée générale comme suit : (i) personnellement, (ii) en ligne, (iii) par procuration (écrite ou électronique) ou (iv) par courrier. Les actionnaires peuvent notifier leur intention à cet égard sur la plateforme Lumi.

(i) Personnellement

Chaque actionnaire a le droit de participer personnellement à l'assemblée générale. Afin de permettre un processus d’enregistrement efficace, les actionnaires ou leurs mandataires qui assistent personnellement à l'assemblée générale sont priés de se présenter au plus tard à 9h30 CET (une demi-heure avant le début de l'assemblée générale). Les personnes physiques participant à l'assemblée générale en leur qualité d'actionnaire, de mandataire ou de représentant d'une personne morale peuvent être invitées à justifier de leur identité. En outre, les représentants des personnes morales doivent fournir les documents qui démontrent leur qualité de représentant légal ou de mandataire.
Lieu de l'assemblée


(ii) Vote en ligne

Les actionnaires qui participent par voie numérique auront la possibilité de voter par voie électronique lors de l'assemblée générale. Plus d'informations à ce sujet sont disponibles sur la plateforme Lumi, en utilisant le lien www.lumiagm.com. . Le vote en ligne ne comporte aucun coût associé.
Comment voter par voie électronique?


(iii) Procurations

Chaque actionnaire peut se faire représenter par un mandataire à l'assemblée générale. L'actionnaire qui souhaite se faire représenter doit remettre une procuration sous forme écrite ou électronique le 30 novembre 2021 au plus tard, comme prévu ci-dessous :
o la procuration électronique est à la disposition des actionnaires qui se sont enregistrés par voie électronique, en utilisant la plateforme Lumi, en utilisant le lien www.lumiagm.com, où l'actionnaire peut émettre une procuration avec instructions de vote via un formulaire électronique.
o la procuration écrite :
   • le modèle de procuration mis à disposition par le conseil d'administration (i) au siège de la Société et (ii) sur le site Internet de la Société doit être utilisé ;
   • la procuration datée et signée doit parvenir à la Société, (i) par e-mail à companysecretary@recticel.com, ou (ii) par courrier à Recticel SA/NV, 42 Avenue du Bourget, 1130 Bruxelles (Haren), Belgique, à l'attention du Secrétaire de la Société.
Télécharger la Procuration

La désignation d'un mandataire doit être effectuée conformément aux règles applicables du droit belge, y compris les règles relatives aux conflits d'intérêts. En outre, les actionnaires doivent remplir les conditions d'admission décrites ci-dessus.

(iv) Vote par anticipation

Chaque actionnaire a en outre le droit de voter par anticipation par courrier ou par voie électronique, comme indiqué ci-dessous :
o le vote électronique par anticipation doit être effectué sur la plateforme Lumi, via le lien www.lumiagm.com, au plus tard le 5 décembre 2021.
o Pour le vote par courrier, il doit être fait usage du formulaire mis à disposition par le conseil d'administration (i) au siège de la Société et (ii) sur le site Internet de la Société (www.recticel.com). Le formulaire de vote par courrier doit être valablement signé. Le formulaire doit parvenir à la Société par voie postale le 30 novembre 2021 au plus tard à Recticel SA/NV, 42 Avenue du Bourgetlaan, 1130 Bruxelles (Haren), Belgique, à l'attention du Secrétaire de la Société, ou par e-mail à companysecretary@recticel.com.
Télécharger le formulaire de vote

En outre, les actionnaires doivent remplir les conditions d'admission décrites ci-dessus.

Conformément à l'article 30 des statuts de la Société, un ou plusieurs actionnaires, qui détiennent ensemble au moins 3% du capital social, peuvent ajouter des points à discuter à l'ordre du jour de l'assemblée générale et proposer des résolutions concernant les points inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. La Société doit recevoir ces demandes, accompagnées des justificatifs du pourcentage de détention requis, au plus tard le 14 novembre 2021. En l'espèce, un ordre du jour complémentaire sera publié au plus tard le 21 novembre 2021.

- Vous souhaitez soumettre des points supplémentaires à l'ordre du jour, ou des propositions de résolution?
Soumettre

Conformément à l'article 33 des statuts de la Société, les actionnaires qui ont rempli les conditions d'accès précitées, peuvent poser des questions écrites aux administrateurs sur les points inscrits à l'ordre du jour. Les actionnaires auront la possibilité de poser des questions écrites à l'avance. Ces questions doivent être soumises dans l'application disponible à cet effet sur la plateforme Lumi, via le lien www.lumiagm.com, ou doivent parvenir par e-mail à companysecretary@recticel.com au plus tard le 30 novembre 2021.

- Faites-nous part de votre/vos question(s):
Soumettre

Afin d’assister personnellement ou de se faire représenter à l'assemblée générale, les titulaires d'actions, d'obligations convertibles ou de droits de souscription, ainsi que les mandataires, doivent justifier de leur identité (carte d'identité ou passeport) et les représentants des personnes morales doivent, en outre, justifier de leurs pouvoirs de représentation (documents sociaux pertinents). La Société doit recevoir cette preuve au plus tard le jour de l'assemblée générale.

Tous les documents relatifs à l'assemblée générale, y compris un document d'information sur la cession envisagée de la division Engineered Foams, sont disponibles sur le site Internet de la Société et sont également disponibles au siège social de la Société.

Aller aux documents de la AGS

La notification et tous les autres avis ou correspondances à la Société doivent être à l'attention de M. Dirk Verbruggen, General Counsel & General Secretary, comme suit :

- par voie postale: Recticel SA/NV, 42 Avenue du Bourgetlaan, 1130 Bruxelles (Haren) ;
- par e-mail: companysecretary@recticel.com
- par fax: +32 (0)2 775 19 92
- en votant par voie électronique via: https://www.lumiagm.com

Vous devez maintenant mettre à jour votre compte.

• Après avoir indiqué votre numéro de téléphone et votre numéro d'identification national, vous devez sélectionner l'intermédiaire par lequel vous avez acheté les actions Recticel. Un menu déroulant remplit automatiquement le numéro BIC/LEI. Si votre intermédiaire ne figure pas dans la liste, choisissez AUTRE et remplissez les données manuellement.
• Indiquez maintenant votre compte de titres (n'entrez que des chiffres).
• Indiquez le nombre total d'actions Recticel que vous possédez dans votre numéro de compte de négociation d'actions indiqué précédemment.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des informations complémentaires. Par exemple, vous avez besoin d'une assistance spéciale (fauteuil roulant) pour participer à l'assemblée générale.
• Vous pouvez également enregistrer une question que vous souhaitez poser au Président de l'Assemblée Générale Spéciale de Recticel.

Tous les champs doivent être correctement remplis.

Vous verrez une page de confirmation que vous devez vérifier avant d'appuyer sur SAUVER en bas.

Il vous est maintenant demandé d'indiquer comment vous aimeriez participer :

• Demande de participation (ien personne dans la salle, avec vote lors de l'AGS du 6 décembre 2021)
• Demande de participation à une réunion virtuelle (avec vote à distance lors de l'AGS virtuelle du 6 décembre 2021)
• Nommer le président (Vous donnez une procuration au Président de Recticel, avec des instructions de vote en votre nom)
• Nommer un mandataire (Vous désignez une personne qui peut voter en votre nom, avec ou sans instructions de vote.)
• Vote direct (vote avant la réunion). Vous pourrez toujours participer à l'AGS virtuelle, mais comme vous avez déjà voté, vous ne pourrez plus voter pendant l'AGS.)


Si vous choisissez le vote direct, vous serez automatiquement dirigé vers la carte de vote de l'AGS de Recticel.

En haut de la carte de vote direct, une case indique « Votez selon la recommandation du conseil ». Si vous sélectionnez cette option, tous vos votes pour les 2 résolutions deviendront discrétionnaires, mais vous pouvez passer outre les résolutions individuelles en appuyant sur l’instruction de votre choix.

IMPORTANT: Vous devez appuyer sur SAUVER en haut de la page pour soumettre vos votes.

Vous verrez un flash vert confirmant que vous avez soumis vos votes avec succès.

Le processus de vote est maintenant terminé. Vous pouvez maintenant fermer votre navigateur. Si vous ne votez pas sur cette carte ou si vous ne sauvegardez pas, votre statut revient à « ne souhaite pas participer ». Vous pouvez à tout moment vous reconnecter et modifier votre statut en appuyant sur « Annuler » et sélectionner à nouveau l'option de participation à la réunion de votre choix.

Le 22 novembre 2021 à minuit, la date d'enregistrement légal prend fin. Pour pouvoir voter, vous devez être propriétaire des actions à cette date. La date limite pour confirmer votre présence à l’AGS est le 30 novembre. Vous avez également le temps de voter à l'avance par vote électronique jusqu'au 5 décembre.

À partir du 23 novembre 2021, Lumi vérifiera auprès de votre intermédiaire si vous êtes le bénéficiaire des actions Recticel indiquées, sur la base des données d'enregistrement que vous avez fournies.

Après vérification, vous serez informé par e-mail que votre inscription et vos votes directs ont été approuvés. Dans ce courrier, vous recevrez un nouveau login et mot de passe pour assister à l'Assemblée Générale Spéciale (virtuelle) de Recticel le 6 décembre 2021 à 10h00.

Si vous n'avez pas encore voté avant la réunion, vous pourrez le faire pendant l'AGS virtuelle de Recticel. Si vous assistez à l'AGS de Recticel en personne dans la salle, vous recevrez un boîtier de vote électronique après vérification de votre carte d'identité au bureau d'enregistrement.

Si vous avez voté avant la réunion, vous êtes également invité à participer à l'Assemblée Générale Spéciale virtuelle de Recticel.